Factura Electrónica:

4.4 ANEXOS Y ESTRUCTURAS


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​Todo lo que necesita saber sobre los cambios en la Versión 4.4 de los Comprobantes Electrónicos

El Ministerio de Hacienda ha publicado una nueva versión del Anexo de Comprobantes Electrónicos (v4.4), que incluye cambios importantes para todos los contribuyentes electrónicos, con una entrada en vigencia general programada para el 1 de septiembre del 2025.

En NOVITEC estamos comprometidos con mantenerlos informados y preparados. Por eso, desarrollamos esta sección de Preguntas Frecuentes (FAQs) con respuestas claras sobre los principales ajustes y cómo nuestra solución de facturación electrónica, ENVOICE, se está actualizando para garantizar el cumplimiento de estas disposiciones.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Dónde puedo encontrar el detalle de la información solicitada para los Anexos y Estructuras 4.4?

Puede consultar el detalle directamente en el sitio oficial del Ministerio de Hacienda a través del siguiente enlace: 🔗 Ministerio de Hacienda

2. ¿Cómo puedo formalizar la implementación de la versión 4.4?

Para formalizar, debe firmar el contrato enviado por su ejecutivo(a) y realizar el pago correspondiente.

3. ¿Cuál es la inversión para implementar la versión 4.4?

La inversión es de $950 por cada razón social en la plataforma Envoice.

4. ¿Dónde puedo ver las grabaciones de la sesiones informativas sobre los cambios en la versión 4.4?
1. Sesión Informativa Actualización Facturación Electrónica 4.4
2. Sesión de Capacitación Factura Electrónica 4.4
5. ¿La información que debemos ingresar (como la actividad económica de los clientes) puede cargarse de forma masiva?

Sí, la carga puede hacerse de forma masiva o de forma individual, por ejemplo, para asignar actividades económicas a los clientes o receptores.

6. ¿Qué sucede si un cliente tiene más de una actividad económica?

Debe registrarse la actividad económica principal en el dato maestro del Socio de Negocio. En caso de emitir un documento relacionado con otra actividad, se debe indicar en el documento la actividad correspondiente.

7. ¿Hay alguna lista oficial de actividades económicas?

Sí, existe un listado para validar los códigos. Puede consultarlo aquí: Lista de Actividades Económicas. Sin embargo, es importante que cada cliente indique su código correspondiente.

8. ¿En facturas de exportación también se debe incluir la actividad económica del receptor?

No se debe incluir en caso de clientes extranjeros, pues no tienen el mismo catálogo de actividades económicas que tiene Hacienda.

9. ¿Es obligatorio el campo de actividad económica?

Actualmente no es obligatorio, excepto para facturas de compra. No obstante, Hacienda recomienda que todos los emisores se preparen para incluir esta información.

10. ¿Qué pasa con los contribuyentes en régimen simplificado? ¿Deben emitir factura electrónica?

No están obligados a emitir factura electrónica, sin embargo, si sus clientes así lo requieren, el contribuyente en Régimen Simplificado puede inscribirse como emisor – no receptor y proceder con la emisión de facturas. 

11. ¿A qué se refiere el IVA cobrado en fábrica?

Se trata de una serie de bienes que tienen el cálculo y pago del impuesto en el proceso de importación o producción. Cada vez quedan menos productos que aplican a esta condición, pues es algo heredado del antiguo Impuesto sobre las Ventas.  

En los últimos años los decretos que regulan el tema se han ido derogando poco a poco (por ejemplo, vehículos nuevos o bebidas alcohólicas).

12. ¿Se necesita registrar la actividad económica para clientes de contado?

Actualmente es opcional, excepto para facturas electrónicas de compra. En tiquetes electrónicos también es opcional.

13. ¿En cada factura se debe indicar manualmente la actividad económica?

No es obligatorio por el momento, salvo para facturas de compra. Puede automatizarse si se configura correctamente.

14. ¿La CCSS aparece en el detalle de exoneraciones?

La CCSS es no sujeta al IVA, pero por excepción según el artículo 30 del RLIVA, las ventas a la CCSS sí tienen derecho pleno de crédito.  

  • Debe usar Código 01:Tarifa 0% (art. 32, núm 1 RLIVA)

15. ¿Los descuentos aplicados en sistemas como Mobilvendor se reflejarán en SAP Business One?

Sí, los descuentos deben enviarse desde los sistemas de ventas para que coincidan con lo que se transmite a Hacienda.

16. ¿Los campos en los recibos de pago deben llenarse siempre o solo si aplican?

Los recibos electrónicos de pago se utilizan exclusivamente para dos situaciones:  

  • Transacciones con el Estado 

  • Transacciones con venta a crédito con IVA a 90 días de crédito. 

17. ¿En el caso de una empresa de zona franca cómo debe registrarse?

El régimen de zona franca se establece mediante decreto ejecutivo. En la versión 4.4, existe un código específico para este caso: el código 08. Es importante que esta condición se revise con los receptores de documentos electrónicos para asegurarse de utilizar el código correspondiente.

18. ¿Las facturas a universidades son consideradas ventas al Estado?

No. Son facturas no sujetas a IVA, según el artículo 9, numeral 10 de la LIVA.

19. ¿Se debe actualizar la llave criptográfica?

Solo en ambiente de pruebas, si se requiere para realizar pruebas antes del paso a productivo.

20. ¿El Ministerio de Hacienda verifica si el documento de exoneración está vencido?

Correcto al ser un cliente Exonerado cada uno de sus campos correspondientes a la exoneración son evaluados por el Ministerio de Hacienda y motivo de rechazo.

21. ¿El tiquete electrónico va a sustituir la factura electrónica en la versión 4.4?

No. La factura electrónica pasa a ser un documento que se utilizará solamente para aquellos clientes que se encuentran registrados en el Ministerio de Hacienda, que tienen gastos deducibles, para aquellos que no declaran se utiliza el tiquete electrónico.

22. ¿Se puede vender a un cliente si no tiene actividad económica registrada cuando sea obligatorio el campo?

Solo podrá emitir un tiquete electrónico en ese caso.

23. ¿La figura de "Recibo de pago" ya existía y surgió cambios o es un proceso completo nuevo?

Es un nuevo documento que sólo se utiliza en dos casos: Cuando se vende a crédito a 90 días y usted es un contribuyente que cumple con las características que indica el artículo 27 de la Ley del IVA: trabajadores independientes, prestadores de servicios profesionales, micro, pequeñas y medianas empresas o productores inscritos ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio o el Ministerio de Agricultura y Ganadería

 

También aplica para aquellos que venden al Estado. Recuerden que en el IVA en ventas al Estado, este se paga hasta el momento que recibe el pago de parte de la institución estatal.

24. ¿Qué ocurre si recibo un pago en una moneda diferente a la de la factura?
-Si la factura fue emitida en dólares y el pago se recibe en colones, se debe liquidar con el tipo de cambio establecido en la factura.
-Si la factura fue en colones y el pago se recibe en dólares o euros, se debe aplicar el tipo de cambio del día del pago. La empresa gestionará la diferencia como ganancia o pérdida cambiaria.
25. ¿Se pueden realizar cambios masivos en las unidades de medida (por ejemplo, de “m” a “M”)?
La tabla se actualiza, pero el cambio en los datos maestros de artículos debe solicitarse a soporte o bien hacerse manualmente.
26. ¿Qué pasa si necesito anular una factura electrónica de la versión 4.3 después de iniciar con la 4.4?
La anulación se realiza con el formato de la versión 4.4, indicando como referencia el documento a anular. Recordemos que los documentos rechazados por Hacienda no requieren anulación.
27. ¿Se puede generar un solo recibo de pago para varias facturas?
Lo recomendable es un recibo de pago por factura. Recordemos que este documento solo aplica para ventas de trabajadores independientes, prestadores de servicios profesionales, MIPYMES (MEIC/MAG), o ventas al Estado.
28. Si un cliente no posee actividad comercial, ¿automáticamente se debe emitir un Tiquete Electrónico?
Correcto, ya que significa que no está registrado ante Hacienda.
29. Si se emite un recibo de dinero electrónico por error, ¿se puede corregir de forma electrónica?
No, una vez enviado a Hacienda no se puede corregir.
30. Para el recibo, ¿se debe colocar en la factura el código 09 o 11, o es en el socio de negocio?
Este dato se asocia a la condición de pago definida en el socio de negocio al momento de crear la factura.
31. ¿El recibo de pago aplica solo a instituciones estatales cuando el plazo es mayor a 30 días? ¿Si pagan al mes no aplica?

Por el momento, el recibo de pago se envía a Hacienda únicamente cuando la condición de venta corresponda a:

  • 09. Pago de servicios prestados al Estado (Artículo 3, momento en que ocurre el hecho generador).

  • 11. Pago de venta a crédito en IVA hasta 90 días (Artículo 27 de la Ley del IVA), aplicable a:

    1. Trabajadores independientes.

    2. Prestadores de servicios profesionales.

    3. Micro, pequeñas y medianas empresas (MEIC/MAG).

32. ¿La imagen de la factura de compra en régimen simplificado tiene algún cambio?

Sí. Ahora se incluye el ingreso de información del documento de referencia en las facturas de compra.

33. ¿La imagen de la factura de compra en régimen simplificado tiene algún cambio?

Sí. Ahora se incluye el ingreso de información del documento de referencia en las facturas de compra.

33. Si iniciamos el proceso con una orden de venta y luego facturamos desde ahí, ¿los cambios se deben llenar desde la orden de venta?

Sí, lo ideal es ingresar toda la información desde el documento de origen (orden de venta), de manera que al generar la factura ya se encuentre completa.

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